ICT managementsysteem via BVP aanbesteed
Gepubliceerd op: donderdag 10 oktober 2019
Voor de Defensie Pijpleidingen Organisatie (DPO) heeft Pro 10 een nieuw Pipeline Management System (PMS) aanbesteed. De primaire doelstelling van DPO is het in NAVO-verband verrichten van inname, transport, opslag en afgifte van vloeibare brandstoffen zowel voor militaire klanten als civiele. Daarnaast onderhoudt en waarborgt DPO de continuïteit van het Nederlandse deel van het pijpleidingstelsel Central Europe Pipeline System (CEPS) met de daarbij behorende installaties. Het PMS systeem ondersteunt de primaire processen en is bedrijfskritisch.
Aanpak
Voor de Europese aanbesteding is door Pro 10 de procedure van Best Value Procurement gevolgd. Er lag een traditioneel bestek dat wij hebben omgebouwd naar een functioneel bestek. In de aanbesteding is onderscheid gemaakt tussen de ontwikkeling en implementatie van het systeem enerzijds en de meerjarige instandhouding van het systeem anderzijds. Voor beide onderdelen moesten partijen een prijs aangeven, waarbij ook de kosten voor changes zijn geïdentificeerd. Voor de ontwikkeling en implementatie is gewerkt met een prijsplafond. Verder moesten de inschrijvers een aanbodscope doen, beschrijven wat de kansen zijn en aangeven hoe zij op eventuele wensen konden inspelen. Deze wensen zijn tevoren door de aanbestedende dienst benoemd en zijn net als de kansen aangemerkt als opties die kwalitatief zijn beoordeeld. Verder zijn het risicodossier en de planning kwalitatief beoordeeld. Tenslotte zijn interviews gehouden met sleutelpersonen van de leveranciers. Het betrof hier 2 sleutelpersonen die afzonderlijk zijn geïnterviewd, nl. de sleutelpersoon voor de ontwikkeling en implementatie (projectleider) en de sleutelpersoon instandhoudingsmanager. Zij moesten de inschrijving doorgronden en vertalen naar de praktijk.
Resultaat
De inschrijver die als nummer 1 was geëindigd is tijdens de pre-awardfase, waarin details en de SLA moesten worden uitgewerkt en een demo moest worden gegeven, door de mand gevallen en alsnog uitgesloten. Dit heeft tot een kort geding geleid, hetgeen de aanbestedende dienst op alle fronten heeft gewonnen. Na een succesvolle afronding van de pre-awardfase met de nummer 2, is het project tot tevredenheid van alle partijen afgerond. Het uitsluiten van een partij tijdens de pre-awardfase was vervelend, maar het heeft wel zijn vruchten afgeworpen. Verder was het een bevestiging dat de aanbesteding goed in elkaar zat.