Contract- en leveranciersmanagement

Onze kijk
Voordat aanbestedingen starten wordt er al nagedacht worden over contract- en leveranciersmanagement. Een visie formuleren over hoe de organisatie wenst samen te werken met leveranciers en hoe men denkt de doelstellingen te bereiken is de beste start. Samen met Pro 10 wordt die visie geoperationaliseerd in termen van de inrichting van contracten, het uitvoeren van aanbestedingen en het organiseren van de feitelijke samenwerking met leveranciers. We zorgen ervoor dat we het commerciële stukje, het juridische deel, de procedures en de vaardigheden uitvoerig meenemen.

Visie en ontwikkeling
Samen ontwikkelen we de visie en brengen daarbij meteen de gewenste differentiatie aan. Pro 10 zorgt voor kennisontwikkeling en zorgt ervoor dat er draagvlak komt voor andere vormen van samenwerken. Deze vormen van samenwerken coördineren wij vervolgens met passende contracten. De contracten ondersteunen de samenwerking, samen met instrumenten voor overleg en prestatiemeting. Met de organisatiekundige inbreng van Pro 10, samen met de commerciële en juridische expertise sluit alles goed op elkaar aan.

De basis op orde
Samenwerking is belangrijk, het is echter onmisbaar dat contract- en leveranciersmanagement in de basis goed geregeld is. Taken behoren op de juiste plek uitgezet te zijn en het beheer van taken dient in orde te zijn. Inzicht in het naleven van afspraken, uitgaven, looptijden van contracten en dossiervorming is onmisbaar. Pro 10 heeft voor de VNG de 'Handreiking contractbeheer en contractmanagement' geschreven. In deze handleiding zijn alle praktische zaken met betrekking tot contractmanagement te vinden. Pro 10 kan dus als geen ander helpen de behoeften in kaart te brengen. Samen kiezen we daar vervolgens het beste systeem bij. We inventariseren hoe bestaande systemen beter gebruikt kunnen worden of kiezen voor een heel nieuw systeem.

Slimmere contracten
Pro 10 innoveert contractvormen met creativiteit. Een aantal voorbeelden van slimmere contracten zijn: 

• De introductie van ontwerpovereenkomsten en realisatieovereenkomsten binnen bouwteams
• Het ontwikkelen van raamovereenkomsten waarbinnen geen mini competities meer nodig zijn, maar competentiegericht de beste partij naar boven komt
• Het ontwikkelen van raamovereenkomsten met percelen waarbij partijen voor calamiteiten elkaars achtervang vormen
• Het anders toepassen van wachtkamerovereenkomsten waarbij meer oog voor redelijkheid en billijkheid is, Pro 10 heeft dit bedacht en uitgewerkt
• Het ontwikkelen van overeenkomsten waarbij een vendor lock-in wordt voorkomen en er in de toekomst mededinging wordt gecreëerd door afspraken over intellectuele eigendomsrechten
• Het inbrengen van de mogelijkheid om duurzaamheid naar de toekomst toe te laten toenemen
• Het inbouwen van verdienmodellen voor de overheid indien er gesubsidieerde oplossingen tot stand komen 

Instrumentatie
Pro 10 levert hulpmiddelen die de processen eenvoudiger maken. Zo houden we het praktisch. De volgende instrumenten kunnen wij bijsnijden en toevoegen aan de inkooptoolkit:

• Een instrument voor het categoriseren van leveranciers, zo kun je de focus bepalen
• Een instrument om de inspanningen die gemoeid gaan met contractmanagement te bepalen, waarbij we kijken naar de soort overeenkomst en de betreffende fase
• Een instrument voor het meten en toepassen van past performance op nieuwe opdrachten (geleverde prestaties)
• Een instrument voor prestatiemeting (kwaliteit van samenwerking met de markt)
• Een homogeniteitstool waarmee wordt bepaald welke opdrachtwaardes bij elkaar horen
• Formats en templates voor alle vormen van uitvragen binnen en buiten raamovereenkomsten
• Templates voor inkoopbeleid, inkoopkalender en inkoopdashboard 
• De CPV app van Pro 10, waarmee je gratis en snel CPV codes kunt opzoeken

Trainingen
Pro 10 beschikt over professionals die graag hun kennis delen. Op basis van praktijkervaring werken ze graag mee aan de professionalisering van inkoop. Op de pagina 'Trainingen en workshops' zijn diverse mogelijkheden te vinden. Voor vragen of begeleiding bij het inrichten van het contractmanagement neem je contact met ons op.

Onze mensen
Diverse consultants van Pro 10 hebben de opleiding CATS CM voltooid. Daarnaast doen we ieder jaar onderzoek naar contractmanagement waarbij de resultaten bijdragen aan het inkoopvak. Voorbeelden zijn:

• Contractmanagement bij Best Value projecten (scriptieprijs)
• Contractmanagement bij inkoopsamenwerking
• Contractmanagement in de GWW sector, bouwteams (scriptieprijs)
• Handreiking contractbeheer (uitgegeven door de VNG)