Inkoopadviseur Ministerie van BuZa
Werkomgeving
Het Ministerie van Buitenlandse Zaken is de spil in de communicatie tussen de Nederlandse regering en de regeringen van andere landen én tussen de Nederlandse regering en internationale organisaties. Het Ministerie coördineert het buitenlands beleid van de Nederlandse regering en voert dit uit. Naast het departement in Den Haag opereert het Ministerie vanuit ambassades, permanente vertegenwoordigingen en consulaten-generaal, verspreid over de hele wereld.
De afdeling FSO Inkoop verzorgt onder andere alle (meervoudig onderhandse) aanbestedingen voor het Ministerie van Buitenlandse Zaken m.b.t. leveringen & diensten. Voor de Werken verzorgt FSO inkoop ook Nationale- en Europese aanbestedingen.
Klanten van FSO Inkoop zijn naast de directies binnen het kerndepartement de circa 150 posten van Buitenlandse Zaken verspreid over de hele wereld. Tijdsverschillen, taal- en cultuurverschillen zorgen voor een bijzondere dynamiek.
Persoonstype
Je bent enthousiast over het inkoopvak en kan dit ook zo overbrengen, je neemt de opdrachtgever mee in het gehele traject en begeleidt het proces om gezamenlijk tot een goed resultaat te komen. Je hebt een stevige persoonlijkheid en inzicht in belangen en behoeftes van de opdrachtgever en je weet om te gaan met tegenstrijdige belangen. Je schrikt niet van een berg werk, maar pakt het op en gaat er mee aan de slag.
Je communiceert duidelijk over de status, taken en verantwoordelijkheden en geeft een realistisch tijdspad aan binnen de aanbestedingstrajecten.
Je kunt je een beeld vormen van de uitdagingen die er liggen en de benodigde flexibiliteit tonen die nodig is bij het internationaal aanbesteden (binnen de kaders van de Aanbestedingswet). Je bent nieuwsgierig naar en zoekt benodigde informatie op om ook in onbekende gebieden de best passende aanbestedingsprocedure te adviseren en uit te voeren.
Kennis & vaardigheden:
- Je hebt kennis van en ervaring met (Europese) aanbestedingsprocedures;
- Je hebt kennis van en ervaring met de aanbestedingswet en bijbehorende regelgeving;
- Je kunt zelfstandig aanbestedingsprocedures en inkooptrajecten begeleiden in de Nederlandse en Engelse taal (evt. ook Frans/Spaans/Duits) en daarover advies uitbrengen. Hierin heb je een proactieve houding. Je doet dit vanaf de vraag van de interne klant tot en met de archivering en alle stappen in het proces hier tussenin;
- Je hebt kennis en ervaring met het digitaal werken, zoals aanbestedingsplatform en diverse videoconferencing methoden. Je kan de inkoopacties/aanbestedingen digitaal afhandelen in Mercell;
- Je beschikt over commerciële en adviesvaardigheden in een politiek, sensitieve omgeving en indien nodig dan speel je in op conflicterende belangen en behoeftes;
- Je kunt omgaan met de omgevingsfactoren van de desbetreffende aanbestedingsprojecten;
- Je bent in staat met enige creativiteit en flexibiliteit te onderhandelen;
- Je hebt een klantgerichte houding;
- Je bent gewend om de voortgang van jouw werkzaamheden bij te houden en deze periodiek in het daartoe gebruikte systeem te rapporteren.
- Je kunt de directies en posten adviseren over het inkoopbeleid, de inkoopprocedures, duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord inkopen;
- Je kunt de interne klant adviseren in het kader van de behoeftestelling, bijvoorbeeld over het programma van eisen, afwijkingen en discrepanties in de specificaties, leveranciersneutraliteit, prijstechnische aangelegenheden etc.;
- Je zorgt er voor dat er doelmatig en rechtmatig wordt aanbesteed;
- Je kunt (definitieve) overeenkomsten opstellen, eventueel in samenspraak met de juridische afdeling (DJZ).
Eisen:
- Minimaal 3 jaar relevante ervaring (over de afgelopen 5 jaar) als inkoopadviseur binnen de overheid (of vergelijkbaar) met het begeleiden van (Europese) aanbestedingen.
Talen
- Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
- Beheersing van de Spaanse, Franse en/of Duitse taal is een pré.
Competenties
- Initiatiefrijk/creatief en durf
- Resultaatgericht
- Klantgerichtheid
- Kunnen werken in teamverband
- Overtuigingskracht
- Aanpassingsvermogen/diplomatie
- Stresstolerantie
- Analystisch