Senior Inkoopadviseur BuZa FSO-Inkoop (geen zzp)

Opdrachtomschrijving

Je bent enthousiast over het inkoopvak en kan dit ook zo overbrengen, je neemt de opdrachtgever mee in het gehele traject en begeleidt het proces om gezamenlijk tot een goed resultaat te komen. Je hebt een stevige persoonlijkheid en inzicht in belangen en behoeftes van de opdrachtgever en je weet om te gaan met tegenstrijdige belangen. Je schrikt niet van een berg werk, maar pakt het op en gaat er mee aan de slag. Je communiceert duidelijk over de status, taken en verantwoordelijkheden en geeft een realistisch tijdspad aan binnen de aanbestedingstrajecten. Je kunt je een beeld vormen van de uitdagingen die er liggen en de benodigde flexibiliteit tonen die nodig is bij het internationaal aanbesteden (binnen de kaders van de Aanbestedingswet). Je bent nieuwsgierig naar en zoekt benodigde informatie op om ook in onbekende gebieden de best passende aanbestedingsprocedure te adviseren en uit te voeren.

Je bent bereidt om naast het verrichten van aanbestedingen op het gebied van werken & beheer en onderhoud ook aanbestedingen van facilitaire diensten en leveringen te begeleiden. Hier zou je kennis van de Franse, Duitse of Spaanse taal goed van pas kunnen komen. Je conformeert je aan bestaande procesafspraken tussen FSO en de Directie Huisvesting en Facilitair (DHF). Je bent bereidt bij te dragen aan het verder optimaliseren van processen in samenwerking met de collega's. Tevens ben je bereidt andere medewerkers te coachen in het kader van hun ontwikkeling.

Het inkoopteam van de afdeling FSO Inkoop, verzorgt aanbestedingen (inclusief minicompetities) voor het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Europese aanbestedingen voor diensten en leveringen worden uitgevoerd door de Rijks Inkoop Samenwerking (RIS). Europese aanbestedingen op het gebied van werken worden wel verzorgd door FSO Inkoop. Klanten van FSO Inkoop zijn naast de directies binnen het kerndepartement de circa 150 ambassades, consulaten, consulaten-generaal en permanente vertegenwoordigingen van Buitenlandse Zaken verspreid over de hele wereld. Tijdsverschillen, taal- en cultuurverschillen zorgen voor een bijzondere dynamiek.

Eisen

• HBO+ werk en denkniveau
• Minimaal NEVI 2 of gelijkwaardig
• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare relevante ervaring (over de afgelopen 5 jaar) als senior inkoopadviseur op het gebied van Werken en Onderhoud gebouwen (installaties) waarbij zelfstandig aanbestedingstrajecten zijn uitgevoerd.
• Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift
• Je hebt kennis van en ervaring met (Europese) aanbestedingsprocedures ( in het bijzonder voor Werken cf ARW/ UAV-GC) en de aanbestedingswet en de daarbij behorende regelgeving.
• Je kunt zelfstandig aanbestedingsprocedures op het gebied van werken en beheer & onderhoud begeleiden in de Nederlandse en Engelse taal en daarover advies uitbrengen. Hierin heb je een proactieve houding. Je doet dit vanaf de vraag van de interne klant tot en met de archivering en alle stappen in het proces hier tussenin op een zodanige wijze dat je de interne klant hierin overtuigend meeneemt.
• Je hebt kennis en ervaring met het digitaal werken, zoals aanbestedingsplatform en diverse videoconferencing methoden. Je kan de inkoopacties/aanbestedingen digitaal afhandelen in Mercell.
• Je beschikt over commerciële en adviesvaardigheden in een politiek, sensitieve omgeving en indien nodig dan speel je in op conflicterende belangen en behoeftes.
• Je kunt met enige creativiteit en flexibiliteit handelen en klantgericht werken, dat wil zeggen dat de adviseur binnen de bestaande kaders ruimte weet te vinden.
• Je bent gewend om de voortgang van jouw werkzaamheden bij te houden en deze periodiek in het daartoe gebruikte systeem te rapporteren.
• Je kunt de directies en posten adviseren over het inkoopbeleid, de inkoopprocedures, duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord inkopen.
• Je kunt de interne klant adviseren in het kader van de behoeftestelling, bijvoorbeeld over het plan van aanpak, het programma van eisen, afwijkingen en discrepanties in de specificaties, leveranciersneutraliteit, prijstechnische aangelegenheden etc.
• Je kunt (definitieve) overeenkomsten opstellen, eventueel in samenspraak met de juridische afdeling (DJZ). Je bent daarbij bereidt en in staat met het Model Construction Contract te werken.

Wensen:

• Beheersing van de Spaanse, Franse en/of Duise taal is een pré

Competenties

Resultaatgericht, klantgericht, kunnen werken in teamverband, overtuigingskracht, aanpassingsvermogen, stressbestendig, analytisch.