Senior Inkoopadviseur UWV

Doel van de Functie

Managen, uitvoeren van en adviseren over doeltreffende, doelmatige en rechtmatige  inkoopprocessen, inkoopbeslissingen, en inkoopafspraken ten behoeve van de UWV  doelstellingen, bedrijfsvoering en continuïteit m.b.t. inkooptrajecten die leiden tot nieuwe contracten binnen een inkoopcategorie.

• UWV-beleid • Europese aanbestedingswetgeving • Gedragscode voor inkopers • UWV-inkoopbeleid • Integriteitscode UWV • UWV-mandateringsregeling

Contextinformatie 

UWV contracteert jaarlijks ongeveer de helft van haar uitvoeringsbudget aan inkoop van producten en diensten bij externe leveranciers t.b.v. haar primaire en bedrijfsvoering processen. Deze producten en diensten dienen doelmatig en rechtmatig te worden aangekocht conform de Aanbestedingswetgeving. UWV wordt in haar geheel als organisatie aangemerkt als Aanbestedende Dienst. Dat betekent dat alle uitgaven aan een bepaalde product of dienst gezamenlijk meer dan 50.000 euro per jaar bedragen centraal - UWV breed moeten worden aangekocht en volgens de algemene beginselen: integriteit, objectiviteit, transparantie en non-discriminatie. De centrale inkoopfunctie van UWV is belegd bij de afdeling FB Inkoop van UWV en heeft als doel: het managen en adviseren over doeltreffende, doelmatige en rechtmatige inkoopprocessen, inkoopbeslissingen, en inkoopafspraken UWV breed ten behoeve van de UWV-doelstellingen in haar geheel als voor de doelstellingen van de individuele organisatieonderdelen. Het inkoopproces start bij het vaststellen van de (lange termijn) inkoopbehoefte en eindigt pas na betaalde prestatie, inclusief beëindiging van relatie met een leverancier. Hierin werken de inkoopadviseur en de contract- en leveranciersmanager nauw samen binnen het kader van de categorie.

De afdeling inkoop heeft verschillende stakeholders, zowel intern als extern. Interne stakeholders zijn: Raad van Bestuur, interne klanten, integraal managers, directeuren, interne opdrachtgevers, gebruikers, juridische zaken, controlling etc. Externe stakeholders zijn potentiele én gecontracteerde leveranciers, leveranciers in keten, maatschappelijke organisaties en ook de maatschappij in haar geheel.  UWV heeft de maatschappelijke plicht om overheidsgeld verantwoord te besteden. De Raad van Bestuur ziet toe op de UWV maatschappelijke verantwoordelijkheid om doelmatig én rechtmatig in te kopen en is nauw betrokken bij inkoopbesluitvormingsprocessen. De mandatering (beslis - en tekenbevoegdheid) voor het aangaan van externe verplichtingen ligt dan ook hoog in de organisatie op RvB niveau en níet bij de Integrale Managers. 

De inkoopbehoefte ten behoeve van de bedrijfsvoering ligt echter wel decentraal. Bij een  inkoopaanvraag komen decentrale belangen en decentrale inkoopbehoefte en de UWV brede inkoopbehoefte en UWV brede belangen en doelstellingen bij elkaar en moeten verenigd worden in eenduidige vertaling van de inkoopbehoefte naar de leveranciersmarkt. Dit levert een complex afstemmings- en besluitvormingsproces op waarbij regelmatig een spanningsveld bestaat tussen centraal en decentraal. 

De functionarissen van Inkoop hebben een sleutelrol om doelmatige en rechtmatige  inkoopbesluitvorming binnen dit krachtenveld/spanningsveld te realiseren. Het UWV-inkoopbeleid vormt het kader voor de in te kopen producten/diensten. Dit beleid waar de Category Manager ook input aan levert, wordt door de Category Managers samen met stakeholders vertaald in de categoriestrategie. De Category Manager ziet erop toe deze verder door vertaald wordt naar de onderliggende productgroep strategieën, aanbestedingsstrategieën en het contract-en leveranciersmanagement.

Om het in te kopen uitvoeringsbudget UWV breed optimaal te kunnen inkopen ten behoeve van de organisatie is de inkoopbehoefte georganiseerd in inkoopcategorieën: ICT, HRM, Facilitair en Huisvesting, Bestuurszaken en Re-integratie- en Voorzieningen.  De Category Manager richt zich op een specifieke inkoopcategorie en zorgt voor een UWV Inkoopstrategie en plan voor deze categorie. Het betreft hier in de praktijk een pakket aan budgetten van enkele honderden miljoenen euro’s per categorie. De categorie-indeling is ook voor de leveranciersmarkt herkenbaar. Iedere categorie is onderverdeeld in product/dienst-portfolio's. 

De Category Manager rapporteert aan Hoofd Inkoop en stuurt het categorieteam aan dat bestaat uit (sr/MEd/jr) inkoopadviseurs en (sr/MEd/jr) Contract- en Leveranciermanagers.  Per categorie en per product of dienst is voor elke inkoopfunctionaris, dus zowel voor de  inkoopadviseurs als contract- en leveranciermanagers actuele kennis mb.t. (ontwikkelingen van) vraag en aanbodzijde van de markt en belangrijke voorwaarde om de interne stakeholders optimaal te adviseren.

Andere belangrijke aspecten voor alle functionarissen binnen de Afdeling Inkoop:  • Integriteit en onafhankelijkheid: Bij de invulling van de functie dient hij/zij  voorbeeldgedrag te vertonen. Ook signaleert hij/zij vanuit eigen onafhankelijkheid  ongewenst gedrag in relatie tot de door RvB gehanteerde kaders inzake (on)rechtmatigheid van of binnen verwervingstrajecten en initieert escalatie indien nodig.  • Houdt continue oog voor UWV als opdrachtgever en externe communicatie met het oog op een positief imago voor UWV als maatschappelijk verantwoordelijk opdrachtgever richting leveranciers, branche, en de eindklant.  • Aanpassingsvermogen: Doelmatig blijven handelen door zich aan te passen aan  veranderende omstandigheden, taken en verantwoordelijkheden en/of mensen • Vakmanschap

Kleurbeeld van de functie

De senior Inkoopadviseur is een commerciële functie. Deze behartigt de belangen van interne stakeholders naar de externe leveranciersmarkt als het gaat om Europese Aanbestedingen met een grote complexiteit en een contractwaarde vanaf 10 mio euro tot aan enkele honderden miljoenen. De senior acteert op strategisch niveau, voert complexe inkooptrajecten met een grote bestuurlijke impact en hoog risico voor de bedrijfsvoering en waarbij leveranciersselectie impact kan hebben op het imago van UWV.  Hij/zij is initieel de vertegenwoordiger van UWV richting de leveranciersmarkt en daarmee ook het visitekaartje van UWV. Deze inkoopprojecten hebben meestal stakeholders vanuit verschillende organisatieonderdelen op 1e en 2e echelon, zoals divisiedirecteuren, stafdirecteuren en afdelingshoofden waarvoor het inkoopbesluitvormingsproces wordt uitgevoerd. Deze vindt plaats via multifunctionele teams met vertegenwoordiging vanuit stakeholders uit verschillende organisatieonderdelen en verschillende disciplines. Voor deze inkooptrajecten is de voltallige Raad van Bestuur of de portefeuillehouder  van de Raad van Bestuur teken/beslisbevoegd en dient vooraf meegenomen te worden in het inkoopstrategie- en besluitvormingsproces. De senior inkoopadviseur is penvoerder van het strategisch beslisdocument. De senior is de vraagbaak voor specifieke categoriespecifieke vragen in het kader van  aanbestedingen als wel de vraagbaak voor inkooptechnische en aanbestedingstechnische vragen.De senior coacht en begeleidt medior en junior collega's vakinhoudelijk zowel binnen de afdeling Inkoop als wel bij stakeholders. De senior Inkoopadviseur is verantwoordelijk voor de doorontwikkeling van de professionaliteit van inkoopprocessen, templates en inkoopvoorwaarden. De moeilijkheid voor de inkoopadviseur ligt vooral in het helder krijgen en vertalen van de interne vraag vanuit meerdere stakeholders naar één optimale uitvraag aan de markt met daarin vooraf gedefinieerd de meest passende selectie en gunningscriteria die ook leiden tot de juiste oplossing voor de diverse stakeholders. Dit vraagt enerzijds het doordenken van een proces waarbij kennis en ervaring en het vermogen om te denken in oorzaak-gevolg essentieel is, met impact op meerdere vakgebieden. Anderzijds is het de rol van de inkoopadviseur om leiding te geven aan een complex afstemmingsproces om tot één gezamenlijke uitvraag te komen waarin UWV-belang in het geheel en van de individuele stakeholders tot hun recht komen.

Eisen 

• Aantoonbare recente complexe aanbestedingservaring in de afgelopen 12 maanden binnen een publieke organisatie;
• Aantoonbare ervaring met het inkopen van een verscheidenheid aan product en dienst categorieën;
• Ervaring met het vertalen van de inkoopbehoefte van stakeholders naar een commerciële en doelmatige uitvraag aan de leveranciersmarkt;
• Je bent een netwerker en weet om te gaan met gevoelige verhoudingen binnen een complexe en politiek gestuurde omgeving;

Wensen

• Kennis van ervaring met category management is een pré
• Ervaring met het vertalen van de inkoopbehoefte van stakeholders naar een commerciële en doelmatige uitvraag aan de leveranciersmarkt;
• Je bent een netwerker en weet om te gaan met gevoelige verhoudingen binnen een complexe en politiek gestuurde omgeving;
• Aantoonbare ervaring met het komen tot en opstellen van gedegen en volwaardige inkoopstrategieën.
• Analytisch vermogen, pro-activiteit, nieuwsgierigheid en ondernemerschap zijn je kernkwaliteiten.